Ein internes Audit sollte als Teil des üblichen Qualitätsregelkreises der Prozessstabilisierung und Prozessoptimierung verstanden werden, denn immer wieder finden sich Verbesserungspotentiale, die dann in KVP-Massnahmen überführt werden können und letztlich das Unternehmensergebnis verbessern.

Ziel eines internen Audits

1. Die Prozesse und Abläufe sollen auf Konformität überprüft werden.
2.  Optimierungsmöglichkeiten für Verbesserungen sollen aufgezeigt werden.

Häufig dienen interne Audits auch der Vorbereitung externer Audits durch Dritte oder Kunden.

Wer kann interne Audits durchführen?

Ein internes Audit sollte von geschulten Mitarbeitern durchgeführt werden. Vielfach wird – insbesondere in kleinen Unternehmen – nur ein einzelner Auditor und nicht ein ganzes Auditteam das interne Audit durchführen. Gerade in solchen Fällen ist es wichtig, dass, neben der Kenntnis der Organisation, der geltenden Regelwerke und der hierarchischen Unabhängigkeit der Auditor auch ein gewisses „menschliches“ Einfühlungsvermögen besitzt.

6 Schritte um ein internes Audit durchführen

6 Schritte führen zum Ziel:

1. Internes Audit initiieren

Der Auditor / Audit-Teamleiter kontaktiert den jeweiligen Bereich und stimmt mit ihm Termin, Ziele, Auditplan und -umfang sowie die Teilnehmer ab. Wir empfehlen gerade bei internen Audits an dieser Stelle immer, das von QM oder vom Auditor selbst den Mitarbeitern bzw. dem jeweiligen Bereich einen vorbereitenden Fragenkatalog oder eine Checkliste für das interne Audit an die Hand zu geben.

Damit fällt es den Mitarbeiter viel leichter, die Audit-Vorbereitungen durchzuführen und ggfs. auch noch Prozesse und Prozessbeschreibungen zu aktualisieren bzw. zu verbessern. Vielleicht steht auch aus einem früheren externen Audit der Fragenkatalog des externen Auditors zur Verfügung z.B. weil er als Lessons Learned vom Audit-Begleiter dokumentiert wurde.

2. Internes Audit vorbereiten

Im Vorfeld zum internen Audit wird der Auditor sich einarbeiten Er sichtet vorhandenen Regelwerke, Dokumente und Prozessbeschreibungen und prüft die Inhalte auf Vollständigkeit, Logik und Aktualität  Auffälligkeiten, Defizite und sonstige Erkenntnisse dokumentiert er um sie im späteren Audit zu verifizieren. Ebenso wird er auch Auditunterlagen wie Checklisten, Terminpläne und Aufszeichnungsformulare vorbereiten.

Häufig dienen interne Audits auch der Vorbereitung externer Audits durch Dritte oder Kunden. In solchen Fällen sollten zur Bewertung der Prozesse die Kriterien der jeweilig geltenen Normen zB. IATF 16949 oder DIN/ ISO 9001, Kundenvorschriften als Grundlage genutzt werden.

3. Internes Audit durchführen

Das interne Audit startet mit einer Eröffnungsbesprechung unter Beteiligung des Auditteams, der Unternehmensführung und den beteiligten / betroffenen Führungskräften. Hier erfolgt die Abstimmung um das Audit wie im Auditplan vorgesehen durchführen zu können. Nach der Abstimmung startet das eigentliche interne Audit mit Interviews, Prozessbeobachtungen, Prüfungen und/ oder Befragungen.

4. Internen Auditbericht erstellen

Der Auditbericht besteht aus Auditfeststellungen und Auditschlussfolgerungen. Auditfeststellungen sind bewertete  Ergebnisse der Auditnachweise und belegen die (Nicht-)Konformität im Hinblick auf geltende Regelungen.  Auditschlussfolgerungen sind Bewertungen und Empfehlungen vor dem Hintergrund des Auditziels. Mehr Informationen zum Auditbericht … Mehr …

5. Internes Audit beenden

Alle relevanten Beobachtungen, Erkenntisse aus der Auditvorbereitung und -durchführung werden im Auditbericht dokumentiert. In der Regel wird der Auditbericht gegenüber dem Auftraggeber präsentiert und erläutert.

Das Audit ist beendet, wenn der Auftraggeber und alle beteiligten Parteien den Bericht akzeptieren.

6. Verbesserungspotentiale darstellen

Auditschlussfolgerungen sind sind Bewertungen und Empfehlungen. Sie zeigen meist Handlungsfelder oder auch konkrete Massnahmen auf. Es liegt in der Hand der Verantwortlichen, diese entsprechend zu realisieren.

Auditvorbereitung und operative Unterstützung im Audit